Konsep baru "Konteks Organisasi", apa itu ?

 
Konteks organisasi adalah salah satu konsep yang  baru diperkenalkan di ISO 9001:2015, bahkan menjadi pasal baru yang tersendiri (pasal 4). Konteks organisasi berhubungan dengan scope (ruang lingkup) organisasi. Konteks organisasi seperti yang dijelaskan dalam ISO 9001: 2015 mengharuskan kita untuk mengidentifikasi apa saja pengaruh baik internal ataupun eksternal pada organisasi dan bagaimana merefleksikannya di dalam SMM (sistim manajemen mutu)nya baik pengaruh dari budaya perusahaan, tujuan perusahaan dan targetnya, kompleksitas produk, aliran proses dan informasi, ukuran organisasi, pasar, cara mendefinisikan pelanggan dll. termasuk di dalamnya cara mengevaluasi resiko dan peluang dalam konteks bisnis. Output dari evaluasi konteks ini akan menjadi penentuan ruang lingkup sistem manajemen mutu.

Contoh pengaruh dari dalam adalah nilai-nilai organisasi, budaya, visi, misi, pengetahuan dan kinerja, kalau pengaruh dari luar misalnya peraturan perundangan, standar produk, dampak sosial, dampak lingkungan, pangsa pasar, kondisi ekonomi, dll. Dengan mengidentifikasi semua pengaruh tadi kepada sistim manajemen mutu, kita akan lebih mengerti konteks perusahaan yang sebenarnya.

Untuk mendapatkan pengertian konteks yang lebih jelas, biasanya dipilah menjadi 3 arah, yaitu strategis (fokus jangka panjang), taktis (fokus pada organisasi fungsional) dan operasional (fokus pada tugas-tugas di dalam organisasi). Contoh yang sifatnya strategis (masukan dari manajemen puncak) : visi, misi, nilai-nilai, sejarah organisasi, identifikasi pelanggan internal & eksternal, pemasok, kompetitor. Untuk yang taktis (masukan dari manajemen menengah) misalnya proses bisnis, struktur organisasi, dan operasional (masukan dari pekerja) mial formulir, rekaman, software, lingkungan kerja,

Dalam ISO 9001:2008 pasal 4 hanya menjelaskan masalah Umum, tapi pada ISO 9001:2005 ini organisasi diminta untuk menganalisa semua pengaruh yang berdampak kepada SMM atau yang sudah terkena dampaknya. ISO 9001:L2005 meminta kita mengerti dahulu siapa saja pihak terkait yang mempengaruhi SMM, dari persyaratan ini organisasi akan lebih mudah untuk menentukan ruang lingkup sistimnya.

Setiap perusahaan, fabrikasi, usaha atau segmentasi bisnis lainnya memiliki konteks organisasi sendiri yang khas. Konteks organisasi dipengaruhi oleh lingkungan bisnis yang berbeda yang menjadi ciri khas masing-masing. Isu-isu yang berkaitan dengan konteks organisasi adalah kegiatan atau misi yang dibutuhkan untuk mengoperasikan organisasi. Struktur organisasi  dibentuk sesuai dengan konteks organisasi dan perannya. 

 

Selamat menyusun konteks organisasi..Salam mutu !

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Perubahan apa yang Menyolok pada ISO 9001 versi 2015 ?

Di dalam standar baru DIS ISO 9001:2015 pada lampiran A, terdapat 8 hal pokok perubahan yang cukup menyolok bila dibandingkan dengan standar lama ISO 9001:2008. Secara singkat akan saya coba untuk menjelaskan, penjelasan yang perlu didetailkan akan ditulis pada artikel berikutnya.

1. Struktur dan terminologi, perubahan struktur kali ini cukup besar karena struktur ini dibuat lebih mudah beradaptasi dengan standar yang lain. Begitu juga ada beberapa perubahan mendasar pada beberapa istilah, meskipun tidak mengharuskan merubah istilah pada dokumen yang sudah ada, hanya konsep dan artinya kita harus tahu & mengerti agar standar revisi baru ini bisa lebih dipahami.

2. Produk dan servis, istilah produk pada revisi kali ini dibuat lebih fleksibel karena produk bisa berlaku untuk semua kategori output, bisa hardware, software, servis dam material proses.

3. Konteks organisasi, saya yakin beberapa dari kita cukup asing dengan terminologi ini. Kita diminta untuk mengerti konteks dari perusahaan dahulu. Maksudnya semua pekerja perlu mengetahui & mengerti seluk dan beluk masalah perusahaan. Seperti masalah perusahaan dengan pihak luar dan dalam, siapa saja pihak terkait perusahaan, adakah aspek hukum dari produk, sosial budaya, dampak kekesehatan, dampak keselamatan, mungkin juga ada visi dan misi perusahaan, dll. 

4. Pendekatan berbasis resiko, kalau anda terbiasa dengan ISO 14001 dan OHSAS 18001 mungkin istilah ini tidak terlalu asing. ISO 9001 meminta kita untuk menganalisa resiko setiap tahapan proses terhadap dampak mutu produk. Sehingga dari sana akan terlihat mana resiko paling besar yang harus diprioritaskan untuk mencegah masalah yang timbul nanti.

5. Kemampuan penerapan, agak sulit saya mencari padanan kata Applicability ini. Dalam versi baru ini tidak ada lagi pengecualian (exclusions). Apabila organisasi dapat menerapkan persyaratan dalam klausa ISO 9001, maka perusahaan wajib menerapkannya. Kalau tidak bisa harus ada alasan jelas dan tidak boleh lari dari tujuan awal, yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan dan efektivitas sistim manajemen mutu.

6. Informasi terdokumentasi, terdapat perubahan istilah yang cukup menyolok pada masalah dokumentasi. Istilah informasi terdokumentasi ini menggantikan istilah lama yaitu dokumen terdokumentasi dan rekaman. Nanti bisa dilihat perbedaannya pada kata-kata memelihara (maintain) dan retain (menahan), mana yang termasuk dokumen dan rekaman.

7. Pengetahuan organisasi, ini juga istilah baru yang diperuntukkan untuk menentukan dan memelihara pengetahuan yang dimiliki organisasi termasuk pekerjanya. Yaitu untuk memastikan kesesuaian produk dan servis. Bisa jadi pengetahuan ini muncul dari hasil pengalaman, pembelajaran, diskusi, studi banding yang bisa berupa informasi, aset intelektual. Bedakan dengan dokumen kerja, kalau ini ,dokumen yang isinya pengetahuan apapun yang dimiliki perusahaan.

8. Pengendalian pihak eksternal yang menyediakan produk dan servis, ya bahasa indonesianya cukup panjang, istilah ini berarti siapapun pihak luar perusahaan yang menyediakan proses, produk, servis atau apapun untuk atau mewakili perusahaan. Mungkin dulu ada istilah supplier, vendor, kontraktor dll, sekarang istilahnya external provider.

Dari penjelesan di atas, bisa disimpulkan  ISO 9001 versi 2015 perubahannya cukup mendasar, dalam dan besar. Kita harus bersiap sejak dini untuk belajar dan memigrasikan sistem kita ke versi yang baru ini. 

Selamat bermigrasi. Salam Mutu !

Kapan ISO 9001: 2015 diluncurkan ? Banyakkah perubahannya ?

Sejarah Revisi standar ISO 9001

Saya masih sempat mengalami implementasi ISO 9001 versi 1987 saat saya pertamakali bekerja dulu, sebagai versi yang pertama dari seri ISO 9001. Dulu masih lengkap ada ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 dan ISO 9004. Versi 1987 ini cukup lama masa berlakunya, yaitu sampai tahun 1994. Tahun itu juga  ISO 9001 revisi ke-2 diluncurkan.

Memang pada versi ini masih berfokus pada Quality Assurance yaitu fokus pada operasional belum banyak ke manajemen. Baru pada versi ke-3 pada tahun 2000, terjadi perubahan besar di standar ISO 9001 ini, yang tadinya persyaratannya elemen per elemen (sampai 20 elemen), saat itu sudah dikelompokkan sesuai dengan siklus PDCA dan top management sudah diminta untuk turun gunung ikut berkomitmen di dalam sistimnya. Tahun 2008 ada revisi tapi tidak terlalu besar. Nah pada tahun 2015 ini akan terjadi perubahan besar lagi. Ada beberapa perbedaan (nanti akan saya tulis tersendiri) yang cukup berarti.

Pertanyannya, kapan ISO 9001 versi terbaru ini akan dilucurkan ? Sebenarnya  dokumen standar Committe Draft (CD) sudah diselesaikan sejak tahun 2013 oleh komite ISO 176 di organisasi ISO. Kemudian dilanjutkan draft standardnya (DIS) diselesaikan sekitar Agustus 2014. Perkiraan Final draft (FDIS) akan diselesaikan bulan Agustus 2015 dan akhirnya akan diluncurkan ke publik sekitar September 2015.

Biasanya sertifikat versi sebelumnya tidak berlaku lagi setelah 3 tahun peluncurannya. Jadi, kalau anda mau migrasi ke versi baru paling lambat sekitar Agustus 2018. Tapi akan lebih bijaksana perusahaan anda memulainya sedini mungkin kalau bisa tahun ini juga. Karena akan banyak manfaat yang diterima dengan perubahan yang cukup besar ini.

Selamat bekerja. Salam Mutu !

Ada apa dengan standar ISO ?

Beberapa dari anda mungkin sudah tahu jawaban pertanyaan di atas. Ya, pada tahun 2015 ini perusahan yang memiliki sertifikat ISO 9001, ISO 14001 & OHSAS 18001 harus mulai memberikan perhatian lebih untuk bermigrasi ke revisi sistim yang baru. Karena ke 3 standar tadi akan melakukan revisi regulernya dengan selisih waktu yang tidak terlalu lama. Dan perubahannya bukan perubahan kecil-kecilan, ada beberapa perubahan pokok yang harus diterapkan. 

Terutama OHSAS 18001, yang sudah beberapa tahun ini belum masuk ISO standar,  ini akan menjelma menjadi ISO 45001 pada tahun 2016, sedangkan ISO 9001 dan ISO 14001 rencananya akan diluncurkan tahun ini juga. Silakan mulai mencari referensi draft standar baru, paling tidak untuk antisipasi agar migrasi ke versi baru lancar jalannya. Tulisan selanjutnya kita akan berbagi lebih dalam khususnya standar baru ISO 9001 versi 2015. Selamat bekerja...

Salam mutu !